Background Check: Sudahkah Perusahaan Anda Meminta Persetujuan Kandidat Karyawan?

 In Artikel

Sudahkah perusahaan Anda meminta persetujuan karyawan sebelum melakukan background check? Di Indonesia perlindungan data pribadi, dalam hal ini data pribadi kandidat karyawan, mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No 20 tahun 2016 mengenai Perlindungan Data Pribadi (PDP). Adanya peraturan ini menjadi tantangan tersendiri bagi tim rekrutmen pada saat melakukan screening kandidat karyawan. Perlindungan terhadap data pribadi saat ini sudah sangat ketat berlaku di beberapa industri seperti sektor kesehatan, keuangan, pajak dan sektor industri lainnya yang berkaitan erat dengan data pribadi.

Ruang lingkup Peraturan Menteri PDP ini mencakup perlindungan terhadap perolehan, pengumpulan, pengolahan, penganalisisan, penyimpanan, penampilan, pengumuman, pengiriman, penyebarluasan, dan pemusnahan data pribadi, sebagaimana yang di atur dalam pasal 2 ayat (1) Permen PDP.

Oleh sebab itu, sebelum melakukan background check agar bisa mengumpulkan dan memverifikasi data kandidat secara legal, perusahaan wajib meminta persetujuan kandidat. Hal ini ditekankan pada pasal 6 di mana perusahaan wajib menyediakan formulir persetujuan dalam Bahasa Indonesia. Persetujuan tersebut dituangkan dalam surat persetujuan (consent letter)yang umumnya merupakan bagian dari formulir aplikasi pekerjaan yang perlu ditandatangani oleh kandidat karyawan.

Di dalam surat persetujuan, perusahaan perlu menyampaikan bahwa perusahaan atau vendor screening yang ditunjuk telah diberikan wewenang untuk melakukan verifikasi informasi yang tertera dalam surat lamaran pekerjaan dan apabila kandidat setuju, maka data yang diperoleh hanya digunakan untuk kepentingan rekrutmen. Adapun poin-poin yang akan diverifikasi termuat dalam surat persetujuan beberapa di antaranya yaitu catatan kepegawaian, kinerja, gaji, kompetensi dan tingkah laku.

Hal yang tak kalah penting dari surat persetujuan adalah masa berlaku surat. Meskipun belum diatur secara spesifik, namun beberapa perusahaan telah mempraktikkan masa berlaku yaitu tiga sampai enam bulan berlaku sejak surat tersebut di tandatangan oleh calon karyawan. 

Pihak yang ditunjuk, dalam hal ini perusahaan atau/dan vendor screening bertanggung jawab untuk menyimpan, merawat, dan menjaga kebenarannya serta melindingi informasi yang tertera didalammnya. Adapun jangka waktu penyimpanan data bergantung pada peraturan perusahaan. Namun, apabila perusahaan belum memiliki peraturan spesifik, maka jangka waktu penyimpanan data mengacu pada pasal 15 ayat 3(b) yaitu minimal 5 tahun.

Dengan memiliki surat persetujuan, proses screening tetap dapat berjalan dan tidak menghalangi Anda dalam merekrut kandidat yang memiliki integritas tinggi.

Recent Posts

Start typing and press Enter to search